Présentation

La gestion documentaire est un des principaux enjeux de toute entreprise ou collectivité. La production des documents, leurs classements, leurs consultations et même leur archivage a subi une des principales révolutions technologique au tournant de l’an 2000. Les documents manuscrits ou imprimés ont été progressivement remplacés par les mails et les documents bureautique qui peuplent notre quotidien.

Les enjeux de l’archivage et du classement « physique » ont donc logiquement été transporté dans l’archivage numérique. Dans le but d’éviter un classement personnel et sauvage, une entreprise doit alors se doter d’un système de classement assurant un classement adapté et homogène, avec un niveau de sécurité optimal et perturbant le moins possible le travail des utilisateurs. A travers cet outil, l’entreprise met donc en place une véritable gouvernance de l’information et apporte de la valeur ajoutée grâce au partage des outils de recherche et l’utilisation de cycle de vie de documents

Nous avons fait le choix d’intégrer la solution Visiativ Document. Cette solution répond à la fois aux principales problématiques d’une GED et propose une interface avec les autres produits distribués notamment Visiativ Process.

Principe ergonomique

L’ergonomie générale de Visiativ Document est inspirée des logiciels de la suite Office de Microsoft. Les utilisateurs de Visiativ Document sont des personnes familières avec l’ergonomie des outils Office, l’idée est donc de prolonger l’expérience dans l’outil de gestion documentaire pour garder les utilisateurs dans un environnement ergonomique qui leur est familier.

La particularité de Visiativ Document réside dans son affichage arborescent par colonnes, qui propose une lecture plus globale. Les documents sont ventilés dans des armoires, rayons , classeurs et dossiers. Seuls les dossiers peuvent contenir des documents.

Personnalisation de la GED

Afin d’être plus proche des besoins métiers, la solution est distribuée avec des applications clés orientées pour votre métier :

Visiativ Customer Document Accountant

• • Centralisation et dématérialisation de la gestion de vos documents
  • Plan de classement dédié pour être adaptable à votre besoin
  • Standardisation de la création des dossiers clients et des exercices comptables
  • Gestion des clients CAC, des documents internes du cabinet, des modèles de classement avancée
  • Intégration avec vos outils de bureautique et vos outils de capture
  • Intégration avec votre système de gestion
  • Contrôle de l’accès aux documents pour la sécurité
  • Gestion et personnalisation des métadonnées afin d’avoir une bonne indexation
  • Diffusion multicanale de vos documents et accès mobile
  • Sécurité et confidentialité
  • Gestion des cycles de validation documentaires

Visiativ Customer Document Insurance  – Dématérialiser et centraliser la gestion de vos dossiers clients

• • Centralisation et dématérialisation de la gestion de vos documents
  • Intégration avec vos outils de bureautique et vos outils de capture et votre système de gestion
  • Diffusion multicanal de vos documents et accès mobile
  • Sécurité et confidentialité
  • Contrôle de complétude de vos dossiers

Visiativ Drive – Solution d’archivage et de partage documentaire, sécurisé et rapide

• • Accès Web 24×7 : l’interface Web, permet d’accéder à tous les fichiers stockés dans un cloud Français, à tout moment et depuis n’importe quel appareil, y compris d’un smartphone ou d’une tablette
  • Synchronisation multi-ordinateurs : synchronisation en temps réel des dossiers entre plusieurs ordinateurs. Les fichiers sont mis à jour automatiquement et la version la plus récente du fichier est disponible sur toutes les machines
  • Partage sécurisé en interne : les partages de fichiers avec les collaborateurs internes se font en toute sécurité et simplement.
  • Partage sécurisé en externe : l’utilisateur MD peut envoyer un lien d’un dossier cloud (synchronisé ou pas) à une ou plusieurs personnes en externe. Il peut autoriser à rajouter des fichiers dans ce lien, création d’un data room d’échange de fichiers
  • Versioning : Visiativ Drive sauvegarde automatiquement les versions antérieures des fichiers synchronisés et les documents supprimés. Les fichiers restent disponibles en un seul clic via l’interface web
  • Traçabilité des mouvements de fichiers en entreprise (audit trail)

Visiativ Quality Document – Armorie numérique de votre documentation Qualité

• • Production collaborative de documents (annotation, modèles)
  • Rattachement des documents à des données issues de votre ERP ou d’un CRM
  • Publication de documents au format PDF ou natif
  • Gestion du cycle de vie des documents et contrôle de version
  • Gestion de la période de validité des documents applicables
  • Historisation des opérations pour favoriser la traçabilité des interventions
  • Gestion d’un processus de délégation et des listes de diffusion avec A/R

Exemple de mise en œuvre pour nos clients

Dématérialisation des factures :

Au même titre que pour les salaires, la dématérialisation des factures permet de mieux retrouver, consulter et partager toutes les factures que vous avez rédigées, et qui vous ont été adressées. Cela permet d’avoir de gagner du temps grâce à une totale maîtrise documentaire et des partages instantanés.

Dématérialisation des paies :

La dématérialisation des paies permet non seulement le stockage et l’archivage en ligne de tous les documents inhérents à la paie et aux salaires, mais aussi un gain de productivité considérable grâce à une gestion centralisée de vos documents électroniques.

Dématérialisation des contrats :

Vos contrats ont une forte valeur juridique, il est nécessaire de prendre les plus grandes précautions pour les conserver et les sécuriser. Grâce à une digitalisation complète de tous vos contrats de manière sécurisée, versionnée, historisée et indexée, votre la gestion électronique des documents sera au beau fixe 😉