Automatiser les tâches dans l'intranet par les processus

Ras-le-bol de jongler entre plusieurs logiciels ?

Fatiguez de relancer vos clients pour obtenir les informations dont vous avez besoin ?

Créer des reportings manuels vous prend la tête ?

C’est compliqué de retrouver un document car tout le monde ne classe pas pareil ?

Si vous avez répondu oui à l’une de ces questions, il est temps de changer les choses !

 

Travailler en équipe demande de l’organisation, de la méthodologie et des outils adaptés sur lesquels tout le monde est formé. C’est parfois compliqué de rassembler ces différents enjeux. Un portail a pour vocation de simplifier cette organisation en facilitant l’intégration des nouveaux collaborateurs et faisant gagner du temps à ceux qui sont là depuis longtemps


Voici ci-dessous des exemples de réalisations qui répondent à ces problématique :

Conception d’un processus de publication documentaire

Objectif : classer rapidement les nouveaux documents dans un plan de classement validé et retrouver rapidement les documents

Solution : installer un processus permettant de demander la publication d’un nouveau document.  En fonction de votre organisation et de vos souhait, il est possible de : 

  • Activer une ou plusieurs étapes de relecture
  • Activer un ou plusieurs de validation
  • Versionner les documents
  • Configurer des Modèles de documents à valoriser aux changement d’étape (affichage automatique des dates, version, auteur, valideur, ….)
  • Configurer des types de documents avec des méta donnée
  • Configurer un plan de classement (après un audit documentaire) cohérent
  • Configurer des interfaces de recherches simples et avancées
  • Convertir des documents au format PDF une fois validé
  • Notifier lors de la publication et demander un accusé de réception
  • Faire du reporting sur la documentation produite

Configurer un connecteur de données

Objectif : éviter de saisir une information à 2 endroits différents ! Le connecteur est possible dans les 2 sens : soit nous récupérons une données issues de votre logiciel (CRM, ERP..) et nous l’intégrons dans une table ou processus (par exemple réception des dernières commandes, nouveaux clients, base article) soit nous envoyer la donnée dans votre logiciel (nouveau client, nouvelle commande…)

Solution : Configurer un connecteur d’échange sur l’intranet

  • Import d’un fichier Plat dans une table ou un processus
  • Export dans un fichier plat à partir d’une table ou d’un processus
  • Import ou export de données via un ETL intégré pour récupérer directement des données, les transformer et les associer
  • Utilisation d’une API Tiers afin de synchroniser le portail : importation de données par un agent, flux distant exécuter sur un bouton d’action.
  • Exécution d’un agent planifié dans un processus : une fois une nouvelle données importées dans l’intranet, un agent peut changer automatiquement une étape en fonction de contraintes définies.

Amélioration des relances et des notifications

Objectif : simplifier les échanges par mail en automatisant les envoies

Solution : Nous pouvons concevoir des modèles de mails qui seront ensuite valorisé dans un processus de validation puis envoyé automatiquement au destinataire avec des pièces jointes annexes

  • Notification automatiques aux acteurs suivants dans un processus
  • Notification activable à de tiers pour tenir au courant d’un avancement sur une demande
  • L’activation d’une durée de traitement sur une étape peut déclencher un email de retard
  • Si une tâche ne va pas assez vite, vous pouvez envoyer un email de relance
  • Dans le cas d’une validation avec signature électronique, un email d’un tiers de confiance pour être envoyé au signataire
  • Des notifications lors du dépôt de documents dans un dossier peut être géré par un abonnement périodique.

Configurer des indicateurs de performance (KPI)

Objectif : éviter les ressaisies dans un tableur excel et diffuser ensuite les résultats par mail.

Solution : sur un intranet chaque table ou processus peut faire l’objet d’analyse de type reporting. l’administrateur peut créer une source de données en sélectionnant les champs souhaités, les éventuels filtres (demandes en cours ou terminées ? par pays ? …). On peut ensuite configurer des indicateurs simples basés sur les données (Nombre de demande, Moyen du temps de traitement, total montants facturés, répartition des demandes par statut, par demandeur, par service, historique du nombre de création de demande par mois ….) Une fois ces indicateurs créés manuellement, on peut les associer dans un tableau de bord commun. L’utilisateur peut filtrer sur certains critères mais un clic dans un écran, filtre les autres indicateurs en temps réel!