Visiativ Document (GED)
Visiativ Document : Retrouvez le bon sens du classement dans le monde numérique
Dans une entreprise à taille humaine, l’information est le nerf de la guerre. Pourtant, le quotidien ressemble souvent à une chasse au trésor : le dernier devis est-il sur le serveur partagé ? Sur le bureau de l’ordinateur du commercial ? Ou perdu dans une boîte mail ? Cette dispersion crée du stress, des erreurs de version et une perte de temps considérable.
Pour remettre de l’ordre durablement, nous avons choisi la solution de référence du marché : Visiativ Document (la solution héritière de l’historique Novaxel). Notre conviction d’experts est qu’une bonne Gestion Électronique de Documents (GED) ne doit pas être un “vrac” numérique, mais le reflet structuré de votre organisation.
1. Une GED structurée : Pourquoi est-ce essentiel ?
Sur le marché de la GED, deux philosophies s’opposent. La GED “indexée” (type Google : on jette tout dans un grand bac et on compte sur la barre de recherche pour retrouver) et la GED structurée, celle que nous défendons avec Visiativ Document.
Pourquoi ce choix ? Parce que pour une PME, le classement doit être intuitif et logique. Visiativ Document vous permet de reproduire numériquement une organisation qui a fait ses preuves : le plan de classement par arborescence.
Imaginez votre armoire à dossiers idéale, parfaitement rangée, mais accessible en un clic, de partout et de manière sécurisée. Vous ne cherchez pas un document en espérant taper le bon mot-clé ; vous allez le trouver là où il doit logiquement être (Client X > Année Y > Projet Z > Devis). C’est rassurant, logique et immédiat.
2. Ce que Visiativ Document change dans votre quotidien
En structurant votre patrimoine documentaire avec cet outil robuste et éprouvé, vous passez du chaos organisé à la maîtrise de l’information.
Une adoption naturelle par les équipes : Parce que la structure en dossiers et sous-dossiers ressemble à l’organisation physique ou à l’explorateur Windows qu’ils connaissent déjà, la prise en main est très rapide. La résistance au changement est minime.
La fin des doublons et des erreurs : Il n’y a qu’un seul endroit pour chaque document. Vous êtes certain de travailler sur la dernière version à jour, et l’historique est conservé.
Une sécurité maîtrisée simplement : La structure arborescente permet de gérer les droits d’accès très facilement. Vous définissez qui peut voir ou modifier un dossier entier (ex: le dossier “RH” ou “Comptabilité”), protégeant ainsi vos données sensibles sans complexité technique.
3. Notre approche d’artisans du classement
Visiativ Document est un outil puissant, mais il ne peut pas deviner comment votre entreprise fonctionne. C’est là que notre équipe à taille humaine (moins de dix experts) intervient. Nous ne sommes pas là pour “installer un logiciel”, mais pour construire votre plan de classement.
Notre valeur ajoutée d’intégrateurs de proximité réside dans notre méthode :
L’audit de votre “bazar” existant : Avant de tout ranger, nous regardons comment vous travaillez aujourd’hui. Nous identifions vos types de documents et vos habitudes.
La co-construction de l’arborescence : Nous ne vous imposons pas une structure type. Nous dessinons avec vous le plan de classement qui colle à votre métier, pour qu’il soit logique pour vous.
La mise en œuvre et l’accompagnement : Nous configurons l’outil, nous importons vos documents existants et, surtout, nous formons vos équipes pour que ce nouveau “classeur numérique” devienne leur outil de référence au quotidien.
Avec Visiativ Document, nous vous offrons la puissance d’une GED leader, configurée avec le bon sens et le pragmatisme d’un partenaire qui vous connaît.
O&GO vous accompagne sur l’intégration et la personnalisation des applications packagées comme sur des applications sur mesure
La gestion documentaire
La gestion documentaire est un des principaux enjeux de toute entreprise ou collectivité. La production des documents, leurs classements, leurs consultations et même leur archivage a subi une des principales révolutions technologique au tournant de l’an 2000. Les documents manuscrits ou imprimés ont été progressivement remplacés par les mails et les documents bureautique qui peuplent notre quotidien.
Les enjeux de l’archivage et du classement « physique » ont donc logiquement été transporté dans l’archivage numérique. Dans le but d’éviter un classement personnel et sauvage, une entreprise doit alors se doter d’un système de classement assurant un classement adapté et homogène, avec un niveau de sécurité optimal et perturbant le moins possible le travail des utilisateurs. A travers cet outil, l’entreprise met donc en place une véritable gouvernance de l’information et apporte de la valeur ajoutée grâce au partage des outils de recherche et l’utilisation de cycle de vie de documents
Nous avons fait le choix d’intégrer la solution Visiativ Document. Cette solution répond à la fois aux principales problématiques d’une GED et propose une interface avec les autres produits distribués notamment Visiativ Process.
Principe ergonomique
L’ergonomie générale de Visiativ Document est inspirée des logiciels de la suite Office de Microsoft. Les utilisateurs de Visiativ Document sont des personnes familières avec l’ergonomie des outils Office, l’idée est donc de prolonger l’expérience dans l’outil de gestion documentaire pour garder les utilisateurs dans un environnement ergonomique qui leur est familier.
La particularité de Visiativ Document réside dans son affichage arborescent par colonnes, qui propose une lecture plus globale. Les documents sont ventilés dans des armoires, rayons , classeurs et dossiers. Seuls les dossiers peuvent contenir des documents.
Personnalisation de la GED
Afin d’être plus proche des besoins métiers, la solution est distribuée avec des applications clés orientées pour votre métier :
Visiativ Customer Document Accountant
- Centralisation et dématérialisation de la gestion de vos documents
- Plan de classement dédié pour être adaptable à votre besoin
- Standardisation de la création des dossiers clients et des exercices comptables
- Gestion des clients CAC, des documents internes du cabinet, des modèles de classement avancée
- Intégration avec vos outils de bureautique et vos outils de capture
- Intégration avec votre système de gestion
- Contrôle de l’accès aux documents pour la sécurité
- Gestion et personnalisation des métadonnées afin d’avoir une bonne indexation
- Diffusion multicanale de vos documents et accès mobile
- Sécurité et confidentialité
- Gestion des cycles de validation documentaires
Visiativ Customer Document Insurance – Dématérialiser et centraliser la gestion de vos dossiers clients
- Centralisation et dématérialisation de la gestion de vos documents
- Intégration avec vos outils de bureautique et vos outils de capture et votre système de gestion
- Diffusion multicanal de vos documents et accès mobile
- Sécurité et confidentialité
- Contrôle de complétude de vos dossiers
Visiativ Drive – Solution d’archivage et de partage documentaire, sécurisé et rapide
- Accès Web 24×7 : l’interface Web, permet d’accéder à tous les fichiers stockés dans un cloud Français, à tout moment et depuis n’importe quel appareil, y compris d’un smartphone ou d’une tablette
- Synchronisation multi-ordinateurs : synchronisation en temps réel des dossiers entre plusieurs ordinateurs. Les fichiers sont mis à jour automatiquement et la version la plus récente du fichier est disponible sur toutes les machines
- Partage sécurisé en interne : les partages de fichiers avec les collaborateurs internes se font en toute sécurité et simplement.
- Partage sécurisé en externe : l’utilisateur MD peut envoyer un lien d’un dossier cloud (synchronisé ou pas) à une ou plusieurs personnes en externe. Il peut autoriser à rajouter des fichiers dans ce lien, création d’un data room d’échange de fichiers
- Versioning : Visiativ Drive sauvegarde automatiquement les versions antérieures des fichiers synchronisés et les documents supprimés. Les fichiers restent disponibles en un seul clic via l’interface web
- Traçabilité des mouvements de fichiers en entreprise (audit trail)
Visiativ Quality Document – Armorie numérique de votre documentation Qualité
- Production collaborative de documents (annotation, modèles)
- Rattachement des documents à des données issues de votre ERP ou d’un CRM
- Publication de documents au format PDF ou natif
- Gestion du cycle de vie des documents et contrôle de version
- Gestion de la période de validité des documents applicables
- Historisation des opérations pour favoriser la traçabilité des interventions
- Gestion d’un processus de délégation et des listes de diffusion avec A/R
Exemple de mise en œuvre pour nos clients
Dématérialisation des factures :
Au même titre que pour les salaires, la dématérialisation des factures permet de mieux retrouver, consulter et partager toutes les factures que vous avez rédigées, et qui vous ont été adressées. Cela permet d’avoir de gagner du temps grâce à une totale maîtrise documentaire et des partages instantanés.
Dématérialisation des paies :
La dématérialisation des paies permet non seulement le stockage et l’archivage en ligne de tous les documents inhérents à la paie et aux salaires, mais aussi un gain de productivité considérable grâce à une gestion centralisée de vos documents électroniques.
Dématérialisation des contrats :
Vos contrats ont une forte valeur juridique, il est nécessaire de prendre les plus grandes précautions pour les conserver et les sécuriser. Grâce à une digitalisation complète de tous vos contrats de manière sécurisée, versionnée, historisée et indexée, votre la gestion électronique des documents sera au beau fixe 😉
DO&GO vous accompagne sur l’intégration et la personnalisation des applications packagées comme sur des applications sur mesure