Documentaliste et industriel

Industriels et Documentalistes : Transformez votre chaos documentaire en un référentiel unique, intelligent et connecté

En tant qu’entreprise de conseil et d’intégration technologique à taille humaine, nous connaissons bien les défis des environnements industriels. Nous savons que la maîtrise de l’information technique, normative et qualité n’est pas une “fonction support”, mais le socle de votre performance opérationnelle et de votre conformité.

Pourtant, sur le terrain, nous constatons souvent un fossé entre la théorie documentaire et la réalité des ateliers ou des bureaux d’études.

1. Votre réalité : Le risque de la dispersion et de l’obsolescence

Que vous soyez documentaliste chargé d’organiser le savoir, ou responsable industriel chargé de l’appliquer, vous faites face au même ennemi : le cloisonnement de l’information.

Dans un environnement industriel, la donnée est partout : plans dans le PLM, procédures qualité sur un serveur de fichiers, fiches de sécurité fournisseurs dans des mails, données de production dans l’ERP…

Pour le Documentaliste : C’est un combat épuisant pour tenter de cartographier cette information dispersée, s’assurer des versions à jour, et répondre aux demandes urgentes des opérationnels. Vous passez plus de temps à chercher et à relancer qu’à valoriser l’information.
Pour l’Industriel : C’est le risque permanent. Le risque qu’un opérateur utilise un plan obsolète sur une ligne de production, le risque d’échouer à un audit ISO parce qu’une procédure manque, le risque de perdre un savoir-faire critique au départ d’un expert.

Vous naviguez à vue dans un brouillard informationnel coûteux et risqué.

2. Notre proposition : Le “Hub” unifié de votre intelligence industrielle

Notre métier est de décloisonner vos systèmes pour créer une plateforme de gestion de l’information unifiée. Nous ne vous proposons pas “juste une GED de plus” où il faut tout migrer de force.

Nous vous proposons une tour de contrôle intelligente capable de deux approches simultanées :

Centraliser physiquement les documents qui doivent l’être (procédures, normes, référentiels).
Fédérer l’information en allant la chercher “à la source” là où elle se trouve (dans vos autres logiciels métiers) sans la déplacer, pour la présenter dans une interface unique.

C’est une solution hybride qui respecte votre écosystème existant tout en le rationalisant.

3. Les avantages concrets : Connecter, Automatiser, Piloter

Cette plateforme unifiée transforme votre patrimoine documentaire en un actif exploitable :

Des connecteurs puissants et un ETL intégré (La fin des silos) : C’est le cœur du réacteur. La plateforme dispose déjà des connecteurs pour les standards du marché (ERP, PLM, CRM…). Si vous avez un logiciel métier spécifique ? En tant qu’experts techniques, nous développons le connecteur sur-mesure. L’ETL (Extract, Transform, Load) intégré assure que les données récupérées de sources différentes sont nettoyées et harmonisées avant de vous être présentées.
Une gestion documentaire (GED) à géométrie variable : La plateforme gère aussi bien le stockage simple de PDF pour consultation rapide, que des cycles de vie documentaires complexes (rédaction collaborative, workflows de validation stricts avec signature électronique, gestion fine des versions et des indices de révision pour l’industrie).
Notifications et Relances proactives (Gain de temps) : Le système travaille pour vous. Il notifie automatiquement un responsable qu’une norme arrive à échéance, relance un valideur qui tarde à signer une procédure, ou alerte qu’un certificat fournisseur est bientôt périmé.
KPI et Pilotage de la conformité : Vous passez d’une gestion réactive à un pilotage par la donnée. Quel est le taux de documents périmés ? Quel est le délai moyen de validation d’une procédure ? Vous avez les tableaux de bord pour prouver votre maîtrise lors des audits.

4. Ce que nous pouvons faire ensemble

Mettre en place une telle plateforme dans un contexte industriel demande plus que de l’informatique ; cela demande une compréhension de vos enjeux métiers.

En tant que partenaire expert et proche de vos réalités :

Nous cartographions votre écosystème : Où est l’information critique aujourd’hui ? Quels outils doivent être connectés ?
Nous définissons le modèle de données : Nous structurons avec vous la plateforme pour qu’elle serve à la fois la rigueur du documentaliste et le besoin de simplicité de l’opérationnel.
Nous réalisons l’intégration technique : Configuration de l’ETL, développement des connecteurs spécifiques, paramétrage des workflows.

Ensemble, construisons le système nerveux central de votre industrie, où la bonne information arrive à la bonne personne, au bon moment, sans effort.

Pourquoi ?

Ras-le-bol de jongler entre plusieurs logiciels ?
Fatiguez de relancer vos clients pour obtenir les informations dont vous avez besoin ?
Créer des reportings manuels vous prend la tête ?
C’est compliqué de retrouver un document car tout le monde ne classe pas pareil ?

Si vous avez répondu oui à l’une de ces questions, il est temps de changer les choses !

Travailler en équipe demande de l’organisation, de la méthodologie et des outils adaptés sur lesquels tout le monde est formé. C’est parfois compliqué de rassembler ces différents enjeux. Un portail a pour vocation de simplifier cette organisation en facilitant l’intégration des nouveaux collaborateurs et faisant gagner du temps à ceux qui sont là depuis longtemps.

Conception d’un processus de publication documentaire

Objectif : classer rapidement les nouveaux documents dans un plan de classement validé et retrouver rapidement les documents

Solution : installer un processus permettant de demander la publication d’un nouveau document. En fonction de votre organisation et de vos souhait, il est possible de :

Activer une ou plusieurs étapes de relecture
Activer un ou plusieurs de validation
Versionner les documents
Configurer des Modèles de documents à valoriser aux changement d’étape (affichage automatique des dates, version, auteur, valideur, ….)
Configurer des types de documents avec des méta donnée
Configurer un plan de classement (après un audit documentaire) cohérent
Configurer des interfaces de recherches simples et avancées
Convertir des documents au format PDF une fois validé
Notifier lors de la publication et demander un accusé de réception
Faire du reporting sur la documentation produite

Configurer un connecteur de données

Objectif : éviter de saisir une information à 2 endroits différents ! Le connecteur est possible dans les 2 sens : soit nous récupérons une données issues de votre logiciel (CRM, ERP..) et nous l’intégrons dans une table ou processus (par exemple réception des dernières commandes, nouveaux clients, base article) soit nous envoyer la donnée dans votre logiciel (nouveau client, nouvelle commande…)

Solution : Configurer un connecteur d’échange sur l’intranet

Import d’un fichier Plat dans une table ou un processus
Export dans un fichier plat à partir d’une table ou d’un processus
Import ou export de données via un ETL intégré pour récupérer directement des données, les transformer et les associer
Utilisation d’une API Tiers afin de synchroniser le portail : importation de données par un agent, flux distant exécuter sur un bouton d’action.
Exécution d’un agent planifié dans un processus : une fois une nouvelle données importées dans l’intranet, un agent peut changer automatiquement une étape en fonction de contraintes définies.

Amélioration des relances et des notifications

Objectif : simplifier les échanges par mail en automatisant les envoies

Solution : Nous pouvons concevoir des modèles de mails qui seront ensuite valorisé dans un processus de validation puis envoyé automatiquement au destinataire avec des pièces jointes annexes

Notification automatiques aux acteurs suivants dans un processus
Notification activable à de tiers pour tenir au courant d’un avancement sur une demande
L’activation d’une durée de traitement sur une étape peut déclencher un email de retard
Si une tâche ne va pas assez vite, vous pouvez envoyer un email de relance
Dans le cas d’une validation avec signature électronique, un email d’un tiers de confiance pour être envoyé au signataire
Des notifications lors du dépôt de documents dans un dossier peut être géré par un abonnement périodique.

Configurer des indicateurs de performance (KPI)

Objectif : éviter les ressaisies dans un tableur excel et diffuser ensuite les résultats par mail.

Solution : sur un intranet chaque table ou processus peut faire l’objet d’analyse de type reporting. l’administrateur peut créer une source de données en sélectionnant les champs souhaités, les éventuels filtres (demandes en cours ou terminées ? par pays ? …). On peut ensuite configurer des indicateurs simples basés sur les données (Nombre de demande, Moyen du temps de traitement, total montants facturés, répartition des demandes par statut, par demandeur, par service, historique du nombre de création de demande par mois ….) Une fois ces indicateurs créés manuellement, on peut les associer dans un tableau de bord commun. L’utilisateur peut filtrer sur certains critères mais un clic dans un écran, filtre les autres indicateurs en temps réel!

On vous accompagne sur l’intégration et la personnalisation des applications packagées comme sur des applications sur mesure.

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