Colibri (Numérisation)
Colibri : Libérez-vous de la saisie manuelle grâce à la lecture automatique intelligente
Dans une entreprise à taille humaine, chaque minute compte. Pourtant, nous voyons encore trop souvent des collaborateurs qualifiés passer des heures à ressaisir manuellement des informations présentes sur des factures fournisseurs, des bons de commande ou des formulaires papier. Cette tâche est chronophage, sans valeur ajoutée, et source d’erreurs de frappe inévitables.
Notre conviction est que votre temps est trop précieux pour le passer à faire ce qu’une machine peut faire plus vite et mieux. C’est pourquoi nous sommes devenus intégrateurs de la solution Colibri, une technologie de pointe en matière de numérisation et d’automatisation.
1. Colibri : Qu’est-ce que la LAD et la RAD ?
Colibri n’est pas un simple scanner. C’est un logiciel “intelligent” qui lit et comprend vos documents. Il repose sur deux technologies clés que nous mettons à votre service :
La LAD (Lecture Automatique de Documents) : Imaginez que le logiciel a des yeux. Il scanne votre document (une facture PDF reçue par mail ou un papier numérisé) et est capable d’en “lire” le texte. Il transforme une image inerte en données exploitables par votre système informatique.
La RAD par gabarits (Reconnaissance Automatique de Documents) : C’est le cerveau qui guide les yeux. Grâce à des gabarits que nous configurons, Colibri reconnaît le type de document. Il sait par exemple que “ceci est une facture du fournisseur XYZ”, et il sait exactement où aller chercher le numéro de facture, la date, les montants HT et TTC, où qu’ils soient sur la page.
2. Ce que l’automatisation change pour vous
En nous confiant l’intégration de Colibri, vous transformez votre flux de documents entrants :
La fin de la “double saisie” : Les données sont extraites automatiquement et peuvent être injectées directement dans votre logiciel comptable, votre ERP ou votre GED (comme Visiativ Document). Vos équipes ne font plus que de la vérification.
Un gain de temps spectaculaire : Le traitement d’une facture passe de plusieurs minutes à quelques secondes. Vous absorbez les pics d’activité sans noyer vos services administratifs.
Une fiabilité accrue : La machine ne fait pas de fautes de frappe. Les données intégrées dans votre système sont fidèles à celles du document original.
3. Notre rôle d’intégrateur expert : Le réglage de la machine
Colibri est une technologie puissante, mais pour qu’elle soit efficace, il faut lui “apprendre” à lire vos documents. Une solution LAD mal paramétrée peut générer plus de travail de correction qu’elle n’en fait gagner.
C’est là que notre équipe à taille humaine (moins de dix experts) intervient en tant qu’intégrateur spécialisé :
L’analyse de votre flux documentaire : Nous étudions les documents que vous recevez (vos principaux fournisseurs, vos formulaires internes) pour comprendre leur structure.
La création et le réglage des gabarits : C’est notre cœur de métier technique. Nous créons les masques (gabarits) pour chacun de vos documents récurrents, en définissant précisément les zones à lire et les règles de contrôle. Nous affinons ces réglages pour atteindre des taux de reconnaissance optimaux.
L’interconnexion avec votre système : Nous ne faisons pas que lire les données, nous nous assurons qu’elles arrivent au bon endroit (dans votre ERP, votre compta…) sans intervention humaine.
Avec Colibri et notre expertise d’intégration, transformez vos piles de papier et vos PDF en données numériques fiables, sans effort de saisie.
DO&GO vous accompagne sur l’intégration et la personnalisation des applications packagées comme sur des applications sur mesure
Colibri
Colibri est un logiciel qui permet de dématérialiser et de reconnaître des documents. Il est adapté aux documents structurés ou semi-structurés, tels que les courriers, les factures, les bons de livraison, etc.
A quoi ça sert ?
- Analyse des documents : Colibri analyse les documents et extrait les informations importantes, telles que les dates, les noms, les adresses, etc.
- Reconnaissance : Colibri utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir les documents numérisés en texte.
- Classification : Colibri classe les documents en fonction de leur type ou de leur contenu.
- Envoi : Colibri peut envoyer les documents vers d’autres applications, telles que Moovapps Process.
Utilisation
Pour utiliser Colibri, il suffit de scanner les documents et de les importer dans l’application. Ensuite, Colibri analysera les documents et les classera automatiquement.
Avantages
Colibri offre de nombreux avantages, tels que :
- Gain de temps : Colibri automatise les tâches de traitement des documents, ce qui permet de gagner du temps.
- Amélioration de la productivité : Colibri permet aux collaborateurs de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée.
- Réduction des coûts : Colibri permet de réduire les coûts liés au stockage et à l’archivage des documents.Colibri
Principales fonctionnalités :
Format supportés
Fichiers PDF et TIFF
Connecteur d’entrée
Scanner, Dossier Windows, Mail*
Connecteur de sortie
Dossier Windows, FileCenter (Visiativ Process), Visiativ Process (création ou mise à jour de demande), Visiativ Document
Autres connecteurs : nous consulter
Reconnaissance des documents
Création illimité de gabarits de documents
Gestion des types de documents
Création de types de documents illimités avec association de propriétés
Fonctionnalité PDF
Renommage du fichier
Ajout de propriétés PDF
Ajout de mot de passe
Ajout signature électronique*
Définition résolution, compression et qualité du fichier Limitation des autorisations PDF
Version de l’application
Ménopause ou serveur (min 3 licences)
Importation de paramétrage
Oui
Exportation de paramétrage
Oui
Exportation de paramétrage
Oui
Tableau de données
Oui*
* Optionnel
Fonctions avancées :
- Possibilité de rattacher à un Dossier d’import à Type de document
- Possibilité d’activation de la fonction “validation automatique” si tous les critères obligatoires sont reconnus.
- Traitements d’images : conversion en N&B, orientation automatique, redresser, suppression de pages blanches, rééchantillonnage des images TIFF, optimisation rendu PDF
- Séparation par lot lors des importations en masse, Définition délai de prétraitement, conservation de copies avant traitement.
- Gestion de pochettes (pour documents manuscrits sans possibilité de reconnaissance).
- Champ avancé : possibilité de gérer un champ liste de type SQL
- Exécution de déclencheurs SQL lors de l’export
- Utilisation d’expressions régulières afin de réussir tout type de reconnaissance.
Conclusion
Colibri est une solution efficace et performante qui permet de dématérialiser et de reconnaître des documents de manière simple et rapide. Elle offre de nombreux avantages, tels que le gain de temps, l’amélioration de la productivité et la réduction des coûts.
DO&GO vous accompagne sur l’intégration et la personnalisation des applications packagées comme sur des applications sur mesure